smile survey COLUMN

【リアルでもオンラインでも】
展示会やイベントで成果を最大化！アンケートツール活用方法

作成日 2023年9月25日
更新日 2023年9月25日

新型コロナウイルス感染症の拡大によってビジネスのさまざまなシーンで変化を余儀なくされました。顧客との接点をはじめ社内業務の大半がオンライン上で完結できることはもはや当たり前となっています。

オンラインには時間や場所の制約がないといったメリットが注目されがちですが、不便さを感じる場面も少なくありません。急激なスピードで進んだオンライン化が浸透したいま、リアルなコミュニケーションを再検討する段階に来ているのかもしれません。

以前から顧客との接点として展示会や説明会などのイベントが一時期はオンラインが主流となっていました。最近では主催者と参加者が同じ場所に集まり直接コミュニケーションできる場として、改めてリアル（オフライン）イベントに再び注目が集まっています。

オンラインイベントとリアルイベントの違いとは

企業向けの展示会、商品発表会、また企業説明会などビジネスシーンにおいて開催されるイベントはさまざまです。リアルイベントの最大のメリットは実際に商品に触れたりサービスを体験できることにあります。

実際に見て、触れて、感じる。商品やサービスの魅力をアピールするために欠かせない要素と言えます。

主催者側のメリットとしてはイベントに集まった多数の参加者に一斉にプロモーションができることにあります。会場の空気感、臨場感などはオフラインでは表現することはできません。

またオフラインのイベントと比較してリアルイベントの参加者は興味・関心の度合いが高い傾向にあります。わざわざ時間を割いて会場に足を運ぶわけですから、ある程度目的を持って参加していると言えます。オフラインではむずかしかった参加者一人ひとりとのコミュニケーションを通して「温度感」が伝わることもリアルイベントならではです。

一方でオンラインイベントは時間や場所にとらわれない自由さがあります。

コロナ禍を通して急速に浸透してきたオンラインイベントですがリアルイベントが盛り上がりを見せても完全に無くなることはないでしょう。日本全国、さらには世界中から参加できることはやはり大きなメリットと言えるからです。

リアルイベントでは規模が大きければその分、出展費をはじめが費用がかかります。その点オフラインイベントではコストを最小限にとどめることが可能です。

オンラインイベントの普及でオンラインイベントやウェビナーを実施した際にWebアンケートも広く利用されることとなりました。Google Formsのようなサービスで手軽にアンケートを作成できるためイベント後のアンケートを一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。

Webアンケート作成ツールというとごく一般的なアンケートのためのものと思いがちですが、活用の幅はそれに留まりません。オンラインイベントはもちろんのこと、リアルイベントでも、アンケートに限らずビジネスのさまざまなシーンで活用することができるのです。

商談の場面で活用するWebフォーム

ここでは企業の展示会や説明会を例にリアルイベントでのアンケートツール活用法をご紹介します。
まずはイベント参加者の情報収集です。

従来は申し込み用紙を準備して記入してもらい、イベント終了後に紙からデータを作成する方法が主流でした。アンケートツールはこのようなイベントの場面で利用できるフォームを作成することができます。

webフォームを利用するメリットは下記のとおりです。

また商談時にも利用が可能です。

さまざまな年代の参加者が見込まれる場合にはスマートフォンやタブレットでの操作が難しい場合も考慮が必要です。

その場合には担当者がヒアリングをしながら手元のタブレットで必要事項を入力する方法がスムーズです。お客さまの手を煩わせることがないので安心なうえ、時短にもつながり効率的にデータを収集することができます。

お客さまの目に触れないwebフォームであれば内部管理用の項目を設けることも可能です。

例えば商談の担当者や見込み度合いの「肌感」などを設定しておけば大変有用な見込み客リストとなるでしょう。
さらにアンケートツールの機能を利用すれば写真のアップロードが可能なので名刺を撮影してデータをまとめておくといった方法も便利です。

他にもリアルイベントで便利な機能として下記のようなものがあります。

「ゲーミフィケーション」や「特別感」を盛り込んだ施策

展示会や商品発表会などではアンケートを通して商品やサービスに関して率直な感想を集めたいところです。
その際にはタブレットではなく参加者がスマートフォンで回答できる方法が望ましいです。
会場やブースにQRコードを設置しておきスマートフォンで読み込んでアンケートに回答してもらいます。

たくさんの回答データを集める方法としてその場ですぐにアンケートに回答してもらうことがポイント。
ブースを離れてから、イベントが終わってから、会場を出てから…と時間が経つにつれて回答してもらえるチャンスは減少する傾向にあります。

そこでアンケートに回答してもらうための施策を考えましょう。
「ゲーミフィケーション」※を活用した方法を紹介します。

※「ゲーミフィケーション」とはゲーム以外の分野で利用者の意欲や目標達成のモチベーションなどを向上する目的でゲーム要素を取り入れること。

ノベルティを受け取るには「アンケートに回答後の画面に表示されるキーワードが必要」と言ったゲーム要素を盛り込みます。
アンケートツールの機能として回答完了画面に表示する内容は自由に設定できますのでこのような施策が可能です。

またアンケートの構成をクイズ形式で作成しても良いでしょう。参加者に楽しく回答してもらえるような施策とすることでたくさんの方にアンケートに回答してもらうことが期待できます。

次はアンケート回答の締め切りをあえて設定することで短期間でデータを集める方法です。

必ずしもその場で回答する必要はありませんが、期間を短く設定しておきます。
その期間内に回答した人に次回イベントのお知らせが届いたり、商品やサービスの先行販売に参加できるなどのベネフィットを設けます。

アンケートツールの機能としてはアンケートの開始時刻、終了時刻の予約設定ができるので、時間を過ぎてアンケートにアクセスしても回答することはできません。「特別感」を演出することで多くの参加者から回答してもらえる可能性が高まります。

イベントの参加者にアンケートを実施する場合のアンケート設問と選択肢の例です。

アンケートでメールアドレスを取得しておけばメーリングリストへの登録やメルマガ購読のリストを取得することができます。

次に展示会のヒアリングシートの設問と選択肢の例です。

このようにリアルイベントで利用するフォームやアンケートは必須項目だけを設定してコンパクトに構成しましょう。設問の読みやすさ、回答のしやすさが適切かチェックします。
冗長なアンケートになっていないか、参加者・回答者の目線でレビューを行うことが大切です。

基本的な設問を中心に「展示会」「製品発表会」をはじめ、「新卒採用イベント」などの「企業説明会」にも使うことができます。
さらには中学校や高校の学校説明会でも活用が可能となります。

またアンケートは企業とお客さまの接点となるためブランドイメージの表現にも気を配りたいところです。
商品やサービスによっては見た目の部分も重要です。ロゴや画像をあしらってアンケートデザインを作り込んだりといった方法も検討してみましょう。

さらには、アンケート内の文章についても親しみやすい言い回しにするのか、信頼感のある言葉遣いにするのか、などもブランドイメージを表現する際には有効です。

回収したデータを活用するために

このように集めたデータはホットリードへのアプローチをはじめ顧客との接点を生み出す基盤となります。

商品開発の場面では新しいアイデアや改善すべき点などをデータから確認することができます。アンケートツールの機能によっては顧客管理システムへイベント時の情報を同期することができます。

一度集めたデータをシステム用に加工する必要がなくリアルタイムで情報が更新されるためスピーディーかつ効率的に管理することが可能です。開催したイベントごとに設計管理すればデータ比較も簡単です。

このように最近では複数のサービスやツールをシームレスに繋ぎデータを一元管理することで業務改善を目指す動きが活発化しています。
データの所在を統一すること「情報の一元化」がもたらす効果は次のようなものが挙げられます。

両方のイベントで効果を発揮

これまでみてきたようにリアルイベント、オンラインイベントはともにその趣旨や目的に合わせて開催されていくことでしょう。さらには両方のイベントのメリットを活かしてリアルイベントを開催しつつ、オンラインでも参加可能な「ハイブリッドイベント」も徐々に増えているようです。

顧客との接点の機会である展示会や説明会などでオンライン・オフライン問わずアンケートツールを活用する方法をご紹介しました。

このようにアンケートツールを導入することで各種イベントでの活用をはじめ、業務効率化を図ることが可能です。データ集計やレポート作成などの作業はツールの機能を使い、本来注力すべきことにリソースを充てることができます。さらにはシステム連携で自動化の範囲を広げることで得られる利点も検討に値するでしょう。

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この記事のライター