smile survey COLUMN

【作業効率アップ】
アンケートツールを
導入する
メリットと活用方法

作成日 2023年10月10日
更新日 2023年10月10日

近年ではIT技術を活用した製品やサービスなどが世界的に登場しており、私たちの生活もITの恩恵を受けながら日々変化しています。企業がビジネス環境で生き残っていくためにはデータやデジタル技術を活用したDXへの取り組みが欠かせません。

多くの企業で目的に合わせて複数のツールを使い分けその効果を最大化させています。さまざまな場面で課題に適したツールを導入することで作業時間の削減や質の向上を実現することが可能となるのです。

お客様やユーザーの本音を引き出す「アンケートツール」もそのひとつ。
従来一般的だった紙ベースのアンケートは幅広い世代をターゲットとすることができるものの、作成から実施、回収まで多くの工程があり手間や時間が発生していました。

一方でアンケートツールであれば一連の流れがWeb上で全て完結し、作業時間だけでなくコスト面も大きく削減することが可能です。またアンケートツールによっては高いセキュリティ基準に準拠していたり、他のサービスやツールとのデータ連携することができる利点もあります。

回答者側のメリットとしてスマホやパソコンなどを使い、好きなタイミングでアンケートに回答することができることが挙げられます。回答への負担が軽減できるため回答率アップにも繋がります。

このようにWeb上で完結するアンケートツールを使うことで企業とユーザーの双方にとって大きなメリットがあるのです。

アンケートツールとは？

アンケートツールとは、Web上でアンケート調査を行うための設問作成や実施、集計ができるツールです。
紙によるアンケートとは違いアンケート用紙を印刷する手間や時間、またコストを削減することができます。
従来の紙ベースでも十分にアンケートは実施できましたが、以下のようなデメリットがありました。

【紙アンケートによるデメリット】

• アンケート用紙を用意する手間や費用がかかる
• アンケート対象を絞り込むことが難しい
• 集計結果の回収や分析がすべて手作業になる
• 回答率をあげるための対策が取りづらい

紙によるアンケートの場合、用紙、インクの費用も発生します。さらにアンケートを郵送で回収場合の費用も考慮しなければなりません。

手渡しでアンケートを実施する場合、対象者の属性を細かくを絞ることが難しくなります。その場で該当者に記入してもらい即時回収する方法も回答者の負担と鑑みると効率的ではありません。

アンケート結果は手作業で集計するうえ、分析や報告資料に利用するためのデータ化の作業も発生します。一度決めた設問内容やアンケート構成を安易に変更できないことからもPDCAを回すことが根本的に難しい手法なのです。

このようにアンケート調査に関わるデメリットを費用や人的リソースを潤沢に投入することで解消できる企業のみが実施できたとも言えます。

しかしながら「アンケートツール」は上記のようなデメリットをカバーするだけでなく、機能面で多くのメリットがあるため大小さまざまな企業で導入されているのです。

アンケートツールの特徴

• アンケートの実施から集計まで全てが対応できる

  Web上で設問の作成から実施、対象者への送付やデータの回収まで全ての作業が行えます。

  インセンティブを用意している場合は割引券などの配布もWeb上で対応が可能です。

  またすでに用意されているテンプレートを利用できるため、カスタマイズするだけで設問作成ができ手間がかかりません。全体的に読みやすくわかりやすいアンケート構成で作成できるため、回答率アップの対策も自然と取ることができます。

• コスパが良い

  利用するアンケートツールによって金額は異なりますが、相場としては月額5,000円～30,000円程度となります。

  また使いたい機能を搭載しているアンケートツールを選択すれば自社で1から機能を開発することなく利用できるためコストや時間の削減につながります。

  外部連携機能、デザインカスタマイズ、独自ドメインでの運用など目的に合わせてアンケートツールを選択すると良いでしょう。

• 集計や分析もスムーズに対応可能

  アンケートツールを使って集めた回答は電子データとして取り扱うことができるため、そのまま分析機能に流し込めるため手間がかかりません。

  また集めた回答データを他のチームや部署にもそのまま共有ができ社内業務も円滑になります。

• 回答率アップの対策ができる

  回答率を上げるためにはユーザーの負担を減らすことが重要になります。例えば読みやすい設問にしたり並び順を時系列にしたり、全体構成を考えて設問数にも気を配ることが大切です。

  アンケートツールであれば作成しながら設問の並び替えや修正ができるため、対策に沿った思い通りのアンケートが作成できます。

• ユーザーにとっても回答しやすくなる

  Webアンケートは回答者にとってもメリットがあります。

  URLやQRコードさえ送付すれば回答者は自分のタイミングで時間問わず回答ができます。

  紙によるアンケートとは違い手軽に回答ができることがwebアンケートの回収率が高い要因となっています。

  またスマホやパソコンなど幅広いデバイスにも対応している点もメリットになります。

アンケートツールでできること

• 作業効率アップが見込める

  画面の指示に従い入力するだけで、作成から実施まで全ての作業が対応できます。初めての方はもちろん、専門的な知識のない方でも手軽に作成できるでしょう。

  また回収したデータを自動的に集計し分析することもできるため、実施後の負担を軽減することもできます。

  外部ツールにデータ連携する機能があるアンケートツールを利用すれば、データの活用の幅が大きく広がります。データを一元化することでさまざまな施策の展開が期待ができるためぜひ利用を検討したい機能です。

• 作業分担ができる

  アンケートツールの管理画面は複数メンバーで同時にアクセスできるため、作業を分担して行うことができます。例えば収集した回答を分析している間に新しくアンケートを実施したり、異なる対象者へのアンケートを同時に実施したり、他部署と複数のアンケートを同時に実施することも可能です。

• リアルタイムで回答状況の進捗確認ができる

  今現在回答がどのくらい集まっているか、回答状況をリアルタイムで確認できることもアンケートツールならではの特徴です。

  他にも男女比率や回答時間、離脱率、アンケートの開封率など、問題点の解決に欠かせないデータの把握なども常に確認ができます。

  回答データだけでなくアンケートに関わる詳細なデータを集めることができるため、今後のアクションにうまく活かすようにしましょう。

• 未回答者の確認ができる

  アンケートツールによっては未回答者を確認して抽出し、リマインドメール（再依頼）を送る機能を利用することができます。なるべく回答率をあげるためにも積極的に送付すべきですが、リマインドメールの内容には細心の注意を払いましょう。

  上から目線の高圧的な文面にならないよう、言葉の強さや言い方には気を付ける必要があります。うっかり回答するのを忘れていた場合や何かしらの不具合により回答ができなかった場合に配慮し、なるべく柔らかい言葉でお願いするようにして下さい。

アンケートツール選定のポイント

数多くのアンケートツールがありますが、何を基準に選ぶべきか悩む場合も多いでしょう。ツールによってプランや料金もそれぞれ異なるため、利用目的に合わせて選ばなければ十分な市場調査ができません。

アンケートツール選定のポイントは大きく分けて3つあります。

• 対象者を元に選ぶ

  例えば特定の対象者に向けてアンケートを実施したいのか、それとも不特定多数の人に向けてアンケートを実施したいのかによって選ぶツールは異なります。

  自社の顧客など特定の対象者に向けたアンケートをメインに実施するのであれば、顧客データの管理ができる機能が付帯しているツールがおすすめです。自社データの属性を元にターゲットを絞ったアンケート依頼が可能になるのでより具体的で詳細なデータを集めたい時に有効です。

  一方で不特定多数に向けたアンケートであればさまざまな回答環境を考慮してパソコンでもスマホからでも簡単に回答できるツールを選びましょう。現在ではアンケート回答のメインデバイスはスマホとなります。各デバイス表示に対応しているツールであれば見やすい画面で回答しやすいため回答率アップに繋がります。

• 大体の設問数を見積もってから選ぶ

  アンケートツールには設問数に上限を設けているところもあるため、設問をどのくらい設置するか大まかに見積もってから選ぶようにして下さい。

  特に無料で利用できるツールの場合、制限を設けていることが一般的です。

  有料の場合は無制限に設置できる場合がほとんどですが、契約プランによっても異なるため事前に確認しておくと安心です。

• 利用したい機能で選ぶ

  アンケート作成のしやすさや実施方法だけでなく、利用できる機能を元にツールを選ぶ必要もあります。

  特に重要視したいのが「アンケート設問の形式」です。単一選択展複数選択だけでなく、マトリクスや数値入力、写真や動画のアップロードが可能であるかなども確認したいところです。幅広い機能が利用できればさまざまな場面を想定したアンケートが実施できます。

  特に設問内容に合ったアンケート形式を設置することは回答者の負担を減らすことにも繋がるため、自然と回答率アップも期待できます。

手作業の場合に比べ、アンケート作成にかかる時間やコストが圧倒的に軽減できるのがアンケートツールです。無料トライアルを用意しているところもあるので、実際に試して比較をしてから導入を検討してみても良いですね。

スマイルサーベイのメリット

smilesurvey(スマイルサーベイ)では他社にはない便利な機能を複数用意しています。

• 短期契約プランを用意

  スマイルサーベイにある「ADHOC(アドホック)プラン」は、短期契約プランとなっており30日間で終了します。調査があるときだけ利用できるため、年に1度しか実施しない調査でも手軽に利用できます。

• イベントの出欠確認にも利用可能

  アンケートとしての利用だけでなく、社内(外)で開催されるイベントなどの出欠確認にも利用できます。スマホから簡単に出欠席の回答ができるだけでなく、未回答者を抽出してリマインドメールを送ることもでき非常に便利です。

• 回答データのグラフ表示

  画面上でグラフや回答者ごとの詳細なデータを閲覧できるため、別の部署やチームにデータを共有する必要もありません。

  またローデータだけでなくGT表やラベル表など各種データのダウンロードにも対応しています。回収後の集計や分析もスピーディに対応できるでしょう。Web上で全て完結できるからこのようなメリットがたくさんあるのです。

チームごとにデータ管理ができる機能や操作権限を自由に設定できる機能を持った製品のご用意があります。

また独自ドメインでの利用や指定のセキュリティ基準に準拠して利用することも可能です。

詳しくは機能一覧をご確認ください

まとめ

アンケートツールを活用することで、アンケート実施のための全ての作業がWeb上で完結します。

スピーディーに情報判断を求められるDX化を推進する現代では、省人化と迅速化を実現できるアンケートツールの利用が欠かせません。

また作業に費用や労力がかかる紙媒体に比べ、アンケートツールには本コラムで紹介したようなさまざまなメリットがあります。経営戦略に活かせる点も多くありますので是非導入を検討してみてください。

調査目的や利用したい機能を元に最適なツールを選び、多角的な目線から分析して効率的にリサーチをしましょう。

「smile survey」では現在30日間無料トライアルを用意しています。

テンプレートを使った設問作成や堅牢なセキュリティ要件を満たした環境でアンケートが実施できるなど、他のツールに劣らない機能が利用できますのでぜひ無料トライアルの利用を検討してみて下さい。

この記事のライター