smile survey COLUMN
アンケート依頼メールのテンプレート
コツをつかんでアンケート回答率アップ
作成日 2023年12月05日
アンケートを実施するうえでよくあるお悩みはアンケートの回答率が低いこと。たくさんの方に回答してもらえるアンケートのコツは決して難しいものではありません。まずはアンケート回答者が離脱しがちなポイントを押さえてコツをつかみましょう。
一度コツをつかんでしまえばどんな内容のアンケートでもスムーズに作成することができます。
今回は回答数を多く集めるために重要な要素である「アンケート依頼メール」についてご紹介します。
アンケート依頼文とは？
対象者あてにメールやSMSなどでアンケートのお願いをする際のテキスト文のこと。
アンケート依頼メールを受け取った人は記載された依頼文を読んで、アンケート回答に進むかどうかを決める重要なものです。
アンケートはその特性上、対象者が時間を割いて回答するものです。「時間がかかる」「面倒」と言ったイメージを持っている方も少なくありません。メールの内容次第ではアンケート回答に進まずメールを閉じてしまったり削除してしまう可能性があります。
不信感を与えてしまう文面では当然アンケートへの回答はしてもらえません。一方で対象者が信頼に足ると判断すればアンケート回答に進んでもらえるでしょう。
アンケート依頼文の印象次第でアンケートに回答してもらえるかどうかを左右する重要な要素と言えます。
アンケート依頼文の目的
より多くのアンケート回答を集めるための大切な最初の接点となるアンケートの依頼文。「回答してみようかな」「回答してみたいな」と思わせることができれば依頼文は上出来です。
そのためには対象者にアンケートの内容、目的や用途などを端的に伝えるとともに好印象を与えることが大切です。
例えばこんなメールが来たらどういう印象を受けるでしょうか。
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アンケートに回答してください
URL https://smilesurvey.jp/xxx
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極端な例ですが誰でもこのようなメールを受信したらURLにはアクセスしません。フィッシングサイトや詐欺メールなどの可能性があるからです。
メールを受け取った対象者が抱く次のような疑問に対してはあらかじめ記載する必要があります。
- アンケート依頼メールを受信した理由
- アンケートの目的は何か
- どんな内容なのか
- どこの会社(サービス)からの依頼なのか
依頼メールの文面の例
それでは実際にアンケート依頼メールの文面の例を紹介します。
【会社名】についてのアンケートのお願い
いつも弊社サービスをご利用いただき誠にありがとうございます。
本日は▲▲に関するサービス向上のため、アンケートにご協力をお願いしたくご連絡しました。
【会社名】では「お客さまの声」を会社全体で共有しより良いサービスをご提供するため役立てております。
ぜひ忌憚のないご意見をいただければ幸いです。
アンケート回答はこちらから▼
https://smilesurvey.jp/xxx
※このアンケートは10問あります。回答にかかる時間は約5分です。
回答いただきました個人情報や回答内容は弊社のプライバシーポリシーに従い厳重に保管し、第三者に提供することはありません。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
こちらのテンプレートをベースにして自社のサービスや企業名を置き換えて利用してください。
アンケート依頼メール作成のポイント
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１. メールの件名
分かりやすい件名をつけましょう。パソコンだけでなくスマートフォンでの回答が見込まれる場合は、端末での表示を考慮して20文字程度の件名にします。件名はメール開封を左右する重要な要素の一つです。アンケートであること、サービス名、会社名を入れましょう。
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２. メール本文
アンケート依頼について簡潔に説明しましょう。
アンケートの目的、用途を記載します。ただしわかりやすく平易な言葉で説明しましょう。会社名よりも普段利用者が目にしている製品やサービス名を記載する方がわかりやすい場合もあります。対象者の目線に立って文面を検討しましょう。またメール文面にボイスアンドトーンを設定する方法もあります。回答者に親しみを持ってもらうことでアンケートへの心的ハードルを下げる効果が期待できます。
ただしサービスやブランドのイメージに合ったものでないと逆効果となってしまうのでしっかり設計しましょう。 -
３. アンケートURL
アンケート作成サービスを利用して作成したアンケート回答画面へのURLを記載します。正しく画面遷移するかどうかメールを送信する前に確認するようにしましょう。
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４. 回答にかかる所要時間
アンケートの設問数と所要時間の目安を記載します。あらかじめ所要時間がわかっていると対象者がアンケート回答に進むかどうかの判断が可能になります。
「時間がかかるならあとでやろう」とか「5分なら今できそう」など対象者に回答のタイミングを委ねることで途中離脱を防ぐ効果が期待できるのです。一般的にアンケートの設問数が増えるほど途中離脱率が増えて回答率が低くなると言われています。設問数が少ない場合もアンケート回答には一定の時間と手間がかかるので所要時間を伝える方が親切です。
途中離脱を防ぐ目的でもアンケートのおおまかなボリュームは記載するようにしましょう。 -
５. 回答期限
アンケート回答期限とはその日時までに対象者にアンケート回答を完了してもらいたい期間のことです。
依頼メールを送ってからいつまでに回答すべきかを記載します。対象者がメールを受信してからアンケート回答を完了するまでの期間は余裕を持って設定しましょう。
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６. プライバシーポリシーについて
アンケートで個人情報を回収・利用する際は「本人の同意」が必要となります。これは個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)の第16条・第23条で定められています。
メールに記載するほか詳しい内容ををアンケート開始ページに記載する方法があります。同意のうえアンケート回答に進む形式です。回答内容に個人情報を含む場合などアンケートの内容に応じて記載します。
回収した個人情報の取り扱いについて明記して、不安を与えないよう配慮しましょう。 -
７. そのほか
回答者した方へ謝礼を用意している場合は下記のような案内を追加しましょう。
※ ◯月◯日（◯曜日）23:59までに回答いただいた方全員に「デジタルギフト券500円」を進呈いたします。
必ずアンケート内でメールアドレスをご入力ください。
アンケート依頼メールを作成する際には上記にあげた項目が文面に記載されているか確認しましょう。
回答率を上げるコツとは？
このようにアンケート依頼メールの例にそって作成できました。次はアンケートの回答率を上げる方法についてご紹介いたします。
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１. 名前を記載する
- A : 「お客さまへアンケートのお願い」
- B : 「いつもご利用いただいている ○○さま へアンケートのお願い」
どちらにより好感を持てるかは言うまでもありません。メールを受け取った人が良い印象を抱くのはもちろんBの例文です。
名前の記載はメールの開封率にも影響します。名前が入っていることで対象者は自分に向けられた情報と認識して自然と強い関心をもつ傾向があると言われています。細かいところですが回答率のアップに心情が大きな影響を与えることは見逃せないポイントです。
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２. 謝礼
アンケートに回答いただいたお礼として謝礼を用意します。
一般的な謝礼ですとデジタルギフトが多く利用されています。デジタルギフトはメールでURLを送るだけで簡単にプレゼントできるうえ、住所確認や郵送作業などの手間がないため幅広く利用されています。またさまざまなジャンルで使えるため、もらってうれしい謝礼と言えます。デジタルギフト以外では、自社サービスのポイント付与やサンプルプレゼントなどがあります。
謝礼はアンケート回答者のモチベーションにつながります。回答率アップにつながる施策としてぜひ検討したいところです。 -
３. アンケート依頼メールの送信時間
アンケートを実施する際のターゲットによってメール送信の時間を調整します。おおまかに分けるとBtoBかBtoCかによって適切な送信時間が違います。アンケートの対象者がどんな生活スタイルでいつメールを開封するか検討しましょう。
例えばBtoBを対象とした場合、出社前やお昼休憩時などメールチェックするタイミングを見計らって配信します。電車移動の時間などスキマ時間を利用して回答してもらえる可能性が高いためです。
ただし同様の配信タイミングでもアンケートのボリュームが多い場合は途中で回答を中断してしまうことが想定されます。
対象者の生活スタイルに合わせて配信時間を設定しましょう。 -
４. アンケート設計
回答率に影響する要素の一つがアンケート設計です。例えば設問の文章が長かったり表示が見づらかったりするとアンケート回答を途中でやめてしまう原因となります。スムーズに回答を進めていけるようなストーリーにそったアンケートを作成しましょう。
アンケート依頼メールまとめ
対象者が安心して回答できるアンケート作りが必要不可欠です。依頼メールはその文面一つでアンケートに回答してもらえるか、そうでないかを左右する重要な要素です。メールを受け取った対象者がアンケートに回答したくなるような依頼メールを作成しましょう。
アンケートに進む前の大切な接点ですのでしっかりと作成したいものです。
ここで紹介したアンケート依頼メールのポイントやコツを踏まえてサービスや企業に愛着があるに人もそうでない人にも自ら進んでアンケートに回答してもらえるようなアンケート依頼メールをぜひ作成してみてください。
【例文あり】アンケート回答のお礼メールの作り方とは？コピペですぐ使えるテンプレートもご紹介！
アンケートの回答アップの方法とは？設問や選択肢の作成のコツを知ることからはじめる事前準備
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実際の画面でアンケート作成が試せる無料トライアルをご用意しています。
この記事のライター
スマサーコラム編集部
スマサーコラムはセルフ型セルフ型アンケートツールsmilesurvey(スマイルサーベイ)を活用した、リサーチに関する情報や課題解決に役立つコンテンツを発信しています。
