smile survey COLUMN
【例文あり】
アンケート回答のお礼メールの作り方とは？
コピペですぐ使えるテンプレートもご紹介！
作成日 2023年12月18日
アンケートのお礼メールとは？
ウェブアンケートでは回答完了時の画面でメッセージで回答に対応するお礼メッセージを記載します。それだけではなくメールを送り、アンケートへの協力に対して感謝のメッセージであらためて伝える方法があります。このようなお礼メールは回答してくれた方へより丁寧な印象を与える効果があります。お礼メールは通常、回答回収後のなるべく早いタイミングで送付します。
お礼メールは、お客さまとの単なる接点にとどまらず、コミュニケーションを通して企業やブランドに対するロイヤルティ向上にも繋がるメリットがあります。
ではさっそくお礼メールの内容をくわしく解説していきます。
お礼メールに記載する内容
お礼メールは下記で紹介する5つの内容を入れて作成をしましょう。
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１. お礼のメッセージ
まずはじめにアンケートへの協力に対する感謝の言葉を記載します。回答者は時間を割いてアンケートに回答していますので、お礼の気持ちが伝わるように意識しながら作成しましょう。
また回答したどのアンケートに対するお礼メールなのかがわかるようアンケート名や内容を記載します。ただし定型的な内容ではせっかく送るメールのメリットを生かしきれているとは言えません。感謝の気持ちをこめて回答者に良い印象を持ってもらえるよう意識しましょう。
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２. 個人情報の取り扱いについて
アンケートには個人情報が含まれる場合もあります。アンケート回答画面等でも個人情報の取り扱いについて記載しますが、お礼メールにも記載しておくと回答者の安心感につながります。
また後述する謝礼を用意している場合は、送付に個人情報を利用する旨、記載が必要です。 -
３. 回答データの利用目的
アンケートで集めた回答データの活用方法もなるべくわかりやすく記載してください。データが何に利用され、今後どのような場面で役立てられるのかを丁寧に伝えます。アンケートに答えたというだけでなく「協力した」とか「貢献した」と言った印象を持ってもらう効果を期待できます。
例えば「サービスの改善・向上」や「商品開発」など、できるかぎり具体的に記載してください。回答結果を開示する場合は、結果が閲覧できるサイトのURLや公開時期なども記載しましょう。お礼メールからサイトへのリンクが記載されていると親切です。
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４. 謝礼について
回答者への謝礼を用意する場合は、受取方法や期限などをくわしく記載しましょう。アンケートの謝礼には大きく分けて2つの種類があります。
[金銭的な謝礼]
商品券や割引クーポン、ポイント付与などを指します。現在主流となっているデジタルギフトはメールにURLを記載するだけで完結します。URLにアクセスし手順に沿ったカンタンな操作でギフトの受け取りできるため広く利用されている謝礼となっています。謝礼を郵送で送る方法に比べて手間やコストで優れていると言えます。金銭的な謝礼は何に使うかを自身で選べるため人気があります。ただし謝礼目的の回答が集まり過ぎないよう考慮して金額設定は慎重に検討すべきポイントです
[非金銭的な謝礼]
サービスの優待や記念グッズがこれにあたります。オリジナルグッズなど他社には真似できない独自のノベルティをプレゼントする方法もあります。顧客やファンを多く持つ企業やブランドの場合、話題づくりとしてもノベルティ利用が可能です。多数の回答が見込めるでしょう。ただし回答者のターゲットに対してニーズが大きく外れてしまった場合は効果が十分発揮できないため注意が必要です。どちらの謝礼も、アンケート回答にかける時間と手間が見合っているかバランスが重要です。一般的な謝礼金額の相場は以下の通りです。
- Webアンケートの場合：数百円程度
- 郵送アンケートの場合：数百円〜1,000円程度
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５. アンケートの問い合わせ先
実施したアンケートと同様にお礼メールには必ず企業名や部署名、担当者、そしてお問い合わせ先を記載しましょう。回答者に誤解を与えないようアンケートに記載した内容とお礼メールに記載する内容は統一します。
アンケートで個人情報を取得する場合には問い合わせには窓口の設置が義務付けられています。通常アンケート回答画面等で問い合わせ窓口を明記しますが、アンケートを締め切ったあとで画面が閲覧できない場合もあります。回答者が問い合わせをしたい場合に連絡先がメールに記載されていれば安心です。クレームを未然に防ぐ効果も期待できるため回答者の目線に立ってわかりやすく記載しておくと良いでしょう。
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６. お礼メールの応用
次にお礼メールの応用について紹介します。
回答が完了したタイミングで回答内容を履歴としてメール送信する機能を備えたアンケートツールがあります。回答者が自身の回答内容をメールで残せるため便利です。
「下記の内容で回答を受け付けました」のようなメールを送信すると回答者の安心につながります。回答後、即時送信すれば回答者自身が回答した日時を確認する目的でも役立ちます。回答者が自身の回答内容をメールで確認できる便利な機能ですので必要に応じて取り入れましょう。
機能の利用には、送信元設定などの手続きが必要な場合があります。アンケートシステムを提供するベンダーに確認のうえ、スケジュールに余裕を持って準備をするようにしましょう。
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７. お礼メールの注意
お礼メールを送信する際には回答者のメールアドレスを必ず取得します。メールアドレスをはじめとした個人情報の回答に抵抗がある人は少なくないため、離脱率が高くなる傾向があります。昨今では個人情報漏洩でデータを悪用される事件もよく耳にします。回答者が慎重になるのは当然でしょう。
このような不安要素を取り除くためにも、個人情報を取得した際の利用目的をしっかり明記します。また回答者がメールを受信する際にスパムや迷惑メール扱いにならないよう、あらかじめ送信元のメールアドレスを記載しておきましょう。
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８. お礼メールの文面サンプル
下記に紹介するテンプレートをベースに商品やサービスに書き換えて作成をしてください。企業やブランドでボイスアンドトーンを設定している場合は他社との差別化ができるためぜひ適用しましょう。イメージや世界観の表現に欠かせない要素です。
ボイスアンドトーンを使用しない場合も、アンケートの趣旨や目的に合わせて内容を調整すると良いでしょう。ここでは、汎用性の高い一般的なアンケートのお礼メールのサンプルをご紹介します。
件名：【〇〇(サービス名など)】アンケートにご回答いただきありがとうございました
このたびは、〇〇(サービス名など)についてのアンケートにご協力いただきまして、誠にありがとうございました。
ご記入いただきましたお客さまの個人情報につきましては、取り扱いに十分注意するとともに、本アンケートの利用目的を除いて、許可なく使用することはございません。
このたびアンケートにご回答いただきました方の中から抽選でポイント100ptをプレゼントいたします。
ポイントの付与は2023年 XX月上旬を予定しております。
なお、お客さまの個人情報につきましては、取り扱いに十分に注意するとともに、本アンケート調査の目的以外に利用することはございませんのでご安心ください。
今後もお気づきのことがありましたら、お気軽にご意見・ご要望をお聞かせいただければと存じます。
今後とも○○をご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。こちらのテンプレートをベースにして自社のサービスや企業名に置き換えて利用してください。
お礼メールまとめ
お礼メールは単なるアンケート回答への感謝だけにとどまらず、顧客とのより良い関係を築くきっかけにもなります。このように顧客とのコミュニケーションを通じて商品やサービスのファン創出に繋げるのです。
顧客の声はサービス改善や商品開発の場面で意思決定にも影響する重要なデータとなります。アンケートは古くからある、よく知られたマーケティングの手法ですが、現代においてもその効果は重要です。
広く有用なデータを集めるためにもアンケート、依頼メール、お礼メールを含め全体を俯瞰して施策を検討する必要があります。当然施策の最終接点となるお礼メールも施策の一環としてしっかりと設定しましょう。
アンケート依頼メールのテンプレート コツをつかんでアンケート回答率アップ
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「スマイルサーベイ」ではお客さまアンケートで回答時にメールを送信する機能「サンキューメール機能」をご用意しています。メールアドレスはテンプレートで用意しているのでカンタンにアンケート作成が可能。メール送信元の設定もスマイルサーベイにすべてお任せください。
メールの文面は自由に作成可能。アンケート回答データを引用する機能でメール本文にお名前や回答内容を引用して表示できます。今いちばん選ばれているスマイルサーベイのオプション機能「サンキューメール」をぜひご検討ください！
この記事のライター
スマサーコラム編集部
スマサーコラムはセルフ型セルフ型アンケートツールsmilesurvey(スマイルサーベイ)を活用した、リサーチに関する情報や課題解決に役立つコンテンツを発信しています。
