smile surveyの個人情報保護オプションは標準機能ですか？

有料のオプション機能です。閲覧権限設定、回答保持期間設定、データ削除（論理削除／物理削除）、削除時のメール通知をまとめてご利用いただけます。料金はお問い合わせください。

閲覧権限の設定は、チーム管理オプションの有無で変わりますか？

はい。チーム管理オプションを利用していない場合は、アカウントの種類（作成者アカウント／閲覧者アカウント）によって、個人情報として設定した設問を閲覧できるかが決まります。チーム管理オプションを併用すると、アカウントごとに閲覧可否を個別に設定できます。

アンケートでは、氏名やメールアドレスなどの個人情報を扱う場面が少なくありません。管理が大変そうに感じるかもしれませんが、ツールの設定と少しの心がけでリスクを抑えて管理できます。

本コラムでは、アンケートツール「smile survey（スマイルサーベイ）」の機能を使った個人情報の持ち方を、3つのポイントで解説します。

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設問を作る段階で、本当に必要な項目だけに絞りましょう。取得するデータが少ないほど、管理の手間も減ります。個人が特定できない形で聞くのもポイントです。

例：生年月日ではなく年代、住所ではなく都道府県など

個人情報が必要な場合は、「誰が見られるか」を決めておきましょう。smile surveyのチーム管理オプションでは、所属を5つまで作成でき、ユーザーは自分の所属内のデータだけを操作・閲覧できます。所属は、部署やチーム単位で分けるのが一般的です。

さらに個人情報保護オプションを使えば、個人情報として設定した設問の回答について、閲覧可否を制御できます。運用ルールに頼らず設定で閲覧範囲を区切れるため、意図しない閲覧を防げます。

※チーム管理オプション・個人情報保護オプションは有料オプションです（別途お申込みが必要です）。

では、ツールを選ぶ段階では、閲覧権限のほかに何を確認しておけば社内のセキュリティ審査を通しやすいのでしょうか。確認すべき8項目と、ベンダーへの質問例は次の記事で解説しています。

データがあちこちに散らばっていると、どこに何があるかを把握しきれず、情報漏えいなどのリスクも高まります。置き場所を1か所にまとめれば、管理しやすくなり、不要になったデータも漏れなく削除できます。

「smile survey for Salesforce」でSalesforceと連携すれば、smile survey側に個人情報を残さない運用が可能です。顧客情報は、普段から使っているSalesforceにまとめて管理できます。

※Salesforceとの連携には「smile survey for Salesforce」のご契約が必要です。

では、Salesforce連携に対応したツールの中から、セキュリティ要件を満たすものをどう見分ければよいのでしょうか。データの保管場所や日本語サポートを軸に、5社の違いを比較しています。

不要になったデータを持ち続けるほど、リスクは高まります。保持期間は、アンケートを作る段階で決めておきましょう。

smile surveyの個人情報保護オプションなら、回答保持期間を日数で設定でき、期間を過ぎた回答は自動で削除されます。手作業による消し忘れを防げるうえ、「集計が終わるまでの日数」など運用に合わせて決められます。

一覧から削除（論理削除）したデータを、何日後に完全に削除（物理削除）するかも設定できます。すぐに完全削除されず猶予期間があるため、「誤って消してしまったらどうしよう」という不安も減らせます。

また、データ削除時には指定したアドレスへ通知メールを送れます。情報システム部門のアドレスを指定しておくと、社内確認がスムーズです。

Q smile surveyの個人情報保護オプションは標準機能ですか？: A

有料のオプション機能です。閲覧権限設定、回答保持期間設定、データ削除（論理削除／物理削除）、削除時のメール通知をまとめてご利用いただけます。料金はお問い合わせください。

Q 閲覧権限の設定は、チーム管理オプションの有無で変わりますか？: A

はい。チーム管理オプションを利用していない場合は、アカウントの種類（作成者アカウント／閲覧者アカウント）によって、個人情報として設定した設問を閲覧できるかが決まります。チーム管理オプションを併用すると、アカウントごとに閲覧可否を個別に設定できます。